La messagerie collaborative est aujourd’hui au cœur des usages en entreprise et le premier outil de communication entre les utilisateurs. Si l’on regarde du côté des solutions de messagerie les plus utilisées, la plupart des entreprises sont depuis longtemps installées avec les grands acteurs américains tels que Microsoft (Exchange) ou Google (Gmail). Cependant, à l’heure où l’on parle beaucoup de la protection des données et de la souveraineté numérique, la question d’envisager une alternative peut légitimement se poser. En effet, les messagerie open source offrent de réelles possibilités aux entreprises et de nombreux avantages dont deux qui sont fondamentaux quand on s’apprête à faire son choix : la facilité d’usage et la sécurité. Abordons dans cet article le premier point.
Privilégier une expérience d’usage facilitée
Pour bien choisir sa messagerie collaborative, la première question à se poser concerne le besoin de l’entreprise, tant du point de vue de l’utilisateur que du point de vue de la DSI. Dans les deux cas, il est important de privilégier une expérience facilitée.
Pour les utilisateurs
Du côté des utilisateurs, il faut s’interroger sur leurs usages de la messagerie et son accessibilité : ont-ils besoin de communiquer avec leur smartphone ? Doivent-ils accéder à la messagerie via un client lourd ou une solution full web ? Est-il nécessaire ou non de l’intégrer à des portails ou autres médias existants ? Que doit-elle intégrer (agenda, tâches, téléphonie, messagerie instantanée…) ? Etc. Aujourd’hui, la plupart des messageries open source intègrent ce type de fonctionnalités, ce n’est donc pas ici que ce situe la plus grande difficulté.
À ces questions s’ajoute celle du client de messagerie – autrement dit l’interface – qui, loin d’être un détail esthétique, peut s’avérer déterminant dans le choix de la solution. Si on prend l’exemple d’une entreprise qui utilise Outlook en client lourd depuis des années, il y a fort à parier qu’elle souhaitera le conserver pour ne pas dépayser ses utilisateurs. Or, jusqu’à présent, il était difficile de trouver un serveur de messagerie, autre que Microsoft Exchange, capable de s’interfacer à 100% avec Outlook. Ce qui n’était pas un choix hier l’est désormais aujourd’hui avec des alternatives comme l’éditeur français BlueMind.
Pour la DSI
Du côté de la DSI, c’est tout l’aspect technique qu’il faut considérer : de quel niveau de redondance a-t-on besoin ? Quel niveau de sécurité ? Quelle intégration ? Avec les géants du mail (Google, Microsoft, VMware…), l’administration est bien souvent complexe et n’embarque pas toujours des solutions de sauvegarde, d’archivage ou encore de gestion de signatures. Pour la DSI, c’est d’autant plus problématique que cela requiert généralement des compétences et une maîtrise poussée de ces environnements, ce dont les ressources ne disposent pas toujours. De leur côté, beaucoup de messageries open source sont beaucoup plus simples à mettre en œuvre. La plupart d’entre elles proposent une administration intégrée en web et incluent automatiquement les solutions de sauvegardes, d’archivages ou encore de gestion des utilisateurs.
D’autre part, le fait de travailler avec une messagerie open source avec un code ouvert offre une grande liberté à la DSI. Par exemple, elle est libre d’installer la solution comme elle l’entend (dans le cloud, on premise ou solution tierce). Le fait de pouvoir faire ses propres choix, de maîtriser l’outil dans sa globalité et donc de maîtriser l’ensemble des données qui y transitent sont les éléments clés d’une DSI souveraine dans l’usage.
La satisfaction des utilisateurs est l’une des priorités phares de la DSI. Changer un outil de travail aussi utilisé que la messagerie n’est pas sans risque, c’est pourquoi le choix doit se porter sur une solution qui permettra d’offrir une expérience la plus simple possible. Face aux grands acteurs qui règnent sur le marché, les messageries open source n’ont pas à rougir : elles permettent non seulement de répondre aux besoins des utilisateurs mais aussi à ceux de la DSI qui ne sont pas à négliger.